BAJAS DOCUMENTALES ANTERIORES AL AÑO 2005

DEFINICIÓN:

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

OBJETIVO:

Evitar la acumulación excesiva de documentación (anterior al 2005) que se encuentra en el archivo de trámite y/o concentración, procurando la oportuna eliminación de documentos cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.

NORMATIVIDAD:

ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

DOF. 15-05-2017

19. En los casos en que las dependencias y entidades custodien documentos producidos con anterioridad a 2005, sin que éstos hayan sido objeto de valoración alguna, deberán garantizar la aplicación de este proceso técnico archivístico, con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su destino final de conformidad con lo siguiente:

I. La normatividad aplicable a los trámites o asuntos de que dan testimonio los documentos;

II. Frecuencia de uso y utilidad institucional de los documentos, y

III. El orden en que fueron producidos los documentos, respetando la secuencia de la atención del trámite o asunto del que deriven.

En tanto no se concluya la valoración documental, no será posible promover el destino final de dichos documentos.

20. Las dependencias y entidades que soliciten el dictamen de destino final de los documentos producidos con anterioridad a 2005 se apegarán a los procedimientos correspondientes de baja o transferencia secundaria, según sea el caso, establecidos para tal efecto observando lo siguiente:

I. El inventario podrá omitir la sección, serie y, en su caso, subserie;

II. El inventario en su caso, incluirá la clave o código que se utilizó para la identificación de los expedientes, y

III. La descripción de los expedientes deberá reflejar de forma precisa y clara los trámites o asuntos de que dan testimonio los documentos.

ELEMENTOS NECESARIOS DEL INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL ANTERIOR AL AÑO 2005:

Encabezado:

1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad.

2) Tipo de inventario: de baja documental.

3) Número de hoja, p. ej. "Hoja 1 de 3".

4) Unidad administrativa.

5) Área productora.

Columnas/filas/celdas:

6) Número consecutivo.

7) Código de clasificación archivística.

8) Número de caja.

9) Número de expediente.

10) Descripción del asunto del expediente.

11) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre).

12) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia).

13) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable).

14) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años).

Firmas:

15) Deberá incluir la siguiente leyenda: “El presente inventario consta de __ fojas y ampara la cantidad de__ expedientes de los años __contenidos en __ cajas o paquetes; con un peso aproximado de __ kilogramos.”

16) Nombre, firma y cargo de la persona que elaboró el inventario.

17) Nombre, firma y cargo de la persona que revisó el inventario.

18) Nombre y firma del titular de la unidad administrativa que autorizó el inventario.

Fuente:

ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. DOF. 15-05-2017

FORMATO DE INVENTARIO DE BAJAS DOCUMENTALES ANTERIORES AL AÑO 2005

Instituto Nacional de Pediatría Coordinación de Archivos 2) Inventario de Bajas Documentales anteriores al año 2005 1)

4) Unidad Administrativa:_______________________________________________________ 3) Hoja: ______ de ______

5) Área Productora: ____________________________________________________________

6) Número consecutivo	7) Código de clasificación archivística	8) Número de caja	9) Número de expediente	10) Descripción del asunto del expediente	11) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre)	12) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia)	13) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable)	14) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años)
A	L	F/C	AT	AC	TOTAL

15) El presente inventario consta de __ fojas y ampara la cantidad de__ expedientes de los años __contenidos en __ cajas o paquetes; con un peso aproximado de __ kilogramos.”

16) Nombre, firma y cargo de la persona 17) Nombre, firma y cargo de la persona 18) Nombre y firma del titular de la unidad

que elaboró el inventario que revisó el inventario administrativa que autorizó el inventario

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad.

2) Tipo de inventario: De baja documental.

3) Número de hoja: p. ejemplo. "Hoja 1 de 3".

4) Unidad administrativa: Área responsable de la documentación.

5) Área productora: Área generadora de la documentación.

Columnas/filas/celdas:

6) Número consecutivo: El subsecuente, ejemplo. 1, 2, 3 ...

7) Código de clasificación archivística: De acuerdo al CADIDO, Fondo/sección/ serie/ (clasificación de cada área establecida), ejemplo. INP/1S/1S.2/JUGO 2015.

8) Número de caja: El consecutivo que también es colocado de la etiqueta de la caja.

9) Número de expediente: El número con el que se identifica al expediente o en su defecto el consecutivo.

10) Descripción del asunto del expediente: Asunto detallado del expediente.

11) Periodo de trámite (año de apertura y de cierre): Considerando los años establecidos en el CADIDO.

12) Tradición documental (Documentación en original/Documentación en copia)

13) Valor documental (administrativo, legal, fiscal y contable):Indicar cuál de los tres valores tiene la documentación.

14) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años): De acuerdo a lo establecido en el CADIDO.

Firmas:

15) Deberá incluir la siguiente leyenda: “El presente inventario consta de __ fojas y ampara la cantidad de__ expedientes de los años __contenidos en __ cajas o paquetes; con un peso aproximado de __ kilogramos.”

16) Nombre, firma y cargo de la persona que elaboró el inventario. De cada unidad administrativa o Responsable del Archivo de Trámite según sea el caso.

17) Nombre, firma y cargo de la persona que revisó el inventario. Nombre, firma y cargo del Responsable del Archivo de Trámite.

18) Nombre y firma del titular de la unidad administrativa que autorizó el inventario. Nombre y firma del Jefe de cada área.